Trả lời & ghi chú

TLDR

Khung soạn có 2 chế độ: Reply (gửi email cho khách) và Private note (chỉ nội bộ, khách không thấy). Gửi bằng nút Send / Send & Resolve / Send & Snooze hoặc phím tắt Cmd+Enter. Hỗ trợ canned response (/), @mention (chỉ Private note), emoji, đính kèm file.

Reply vs Private note

Chuyển chế độ bằng 2 tab đầu khung soạn:

• Reply — nội dung được gửi thật cho khách qua kênh của inbox (email…). Nền khung soạn màu trung tính.
• Private note — chỉ hiển thị trong nội bộ, không bao giờ gửi cho khách. Nền khung soạn chuyển màu hổ phách (amber) để tránh nhầm lẫn khi đang gõ. Đây là chế độ duy nhất hỗ trợ @mention để gọi đồng nghiệp.

Các nút gửi

1. Gõ nội dung vào khung soạn.

2. Chọn hành động qua nút chính hoặc mũi tên xổ xuống bên cạnh:

   • Send — chỉ gửi. Nếu hội thoại đang Open, gửi Reply sẽ tự chuyển sang Pending.
   • Send & Resolve — gửi xong rồi tự đặt hội thoại về Resolved.
   • Send & Snooze — gửi xong, mở luôn popover chọn giờ snooze.

3. Hoặc nhấn Cmd+Enter (⌘↵) trong khung soạn để gửi ngay với hành động bạn chọn lần gần nhất.

Ghi chú

Private note không đổi trạng thái hội thoại — vì nó không phải là phản hồi gửi khách.

Canned response (/)

Gõ / trong khung soạn để mở danh sách câu trả lời mẫu (lọc theo inbox/team hiện tại). Chọn 1 mẫu sẽ chèn nội dung và tự điền biến {{ '{{variables}}' }} (tên khách, tên agent, tên inbox…) dựa trên hội thoại đang mở. Cũng có thể bấm icon tia sét trên toolbar để mở nhanh mà không cần gõ /.

@mention agent (chỉ trong Private note)

Gõ @ khi đang ở chế độ Private note để mở danh sách agent, chọn 1 người để chèn @Tên agent vào nội dung. Agent được mention sẽ xuất hiện ở bộ lọc Mentions trong sidebar của họ. @mention chỉ hoạt động ở Private note — không dùng được khi đang soạn Reply.

Emoji & đính kèm file

• Icon emoji trên toolbar để chèn emoji vào vị trí con trỏ.
• Icon ghim (paperclip) để chọn 1 hoặc nhiều file — file được upload lên trước khi gửi tin nhắn; nếu 1 file upload lỗi, hệ thống báo và vẫn gửi phần còn lại (không chặn toàn bộ tin nhắn).
• File đã chọn hiện thành chip phía trên khung soạn, bấm x để bỏ trước khi gửi.

Đếm ký tự

Với kênh có giới hạn độ dài tin nhắn (vd WhatsApp), bộ đếm ký tự xuất hiện khi gõ gần chạm giới hạn và chuyển màu cảnh báo/đỏ khi vượt — nút gửi sẽ bị khoá cho tới khi rút ngắn nội dung.

Chưa hoạt động end-to-end

Ba phần sau có UI nhưng chưa được gửi kèm email thật:

• CC / BCC — nhập được trong phần mở rộng của Reply (kênh email), nhưng danh sách CC/BCC hiện không được gắn vào tin nhắn khi gửi.
• Chữ ký (signature) — checkbox “Include signature” luôn hiển thị bật, nhưng không có nội dung chữ ký nào được chèn vào email gửi đi.
• Nút định dạng rich-text (Bold/Italic/Link/Bullet/Numbered) trên toolbar — hiện có với kênh hỗ trợ rich text, nhưng bấm vào chưa làm gì (chưa nối với khung soạn).

Đừng dựa vào các phần này để gửi thông tin quan trọng cho khách (vd CC sếp) — kiểm tra email đã gửi nếu cần chắc chắn.

Đọc tiếp

• Trạng thái & vòng đời — Send/Send & Resolve/Send & Snooze đổi trạng thái ra sao
• Màn hình hội thoại — vị trí khung soạn trong layout tổng
• Liên hệ (Contact) — biến {{ '{{variables}}' }} lấy dữ liệu từ contact nào
• Phím tắt — Cmd+Enter và các phím khác