HR là gì?

TLDR

HR quản lý vòng đời một con người trong tổ chức — từ ứng viên (talent) đến nhân viên chính thức (employee) rồi nghỉ việc (resigned). Mỗi person trong HR luôn là một contact trên c_contacts (satellite pattern, cùng nguyên tắc với module Helpdesk) — không có bản ghi “nhân viên” nào tồn tại độc lập với danh tính chung của công ty.

Vấn đề nó giải quyết

Khi quản lý nhân sự bằng bảng tính hoặc rải rác nhiều công cụ, đội bạn thường gặp:

• Hồ sơ ứng viên và hồ sơ nhân viên là hai nơi khác nhau — chuyển một ứng viên thành nhân viên nghĩa là nhập lại dữ liệu.
• Không theo dõi được ứng viên đang ở bước nào trong quy trình tuyển dụng (phỏng vấn, offer, chờ ký).
• Hợp đồng, lương, bảo hiểm, tài sản cấp phát nằm rải rác, không ai nắm được bức tranh đầy đủ của một nhân viên.
• Nghỉ phép duyệt qua chat/email, không ai theo dõi được số ngày phép còn lại.
• Khi một người vừa là khách hàng/liên hệ vừa là ứng viên/nhân viên, dữ liệu bị nhân bản ở nhiều module.

HR biến toàn bộ vòng đời đó thành một person duy nhất, đi qua các giai đoạn (stage) rõ ràng, với hồ sơ hợp đồng/lương/bảo hiểm/nghỉ phép/tài sản tập trung quanh person đó.

Dành cho ai

Vai trò	Dùng HR để	Đọc phần nào
HR Admin	Toàn quyền — tuyển dụng, nhân sự, cài đặt, chính sách, provider tích hợp	Thiết lập hệ thống
HR Manager	Vòng đời nhân viên đầy đủ + tuyển dụng, duyệt nghỉ phép, xem lương/bảo hiểm/tài liệu	Quản lý nhân viên
HR Recruiter	Chỉ tuyển dụng — talent, application, interview; không đụng hồ sơ nhân viên	Tuyển dụng
Dept Manager	Xem thành viên phòng ban mình quản lý, duyệt nghỉ phép cho phòng ban đó	Nghỉ phép
HR Viewer	Chỉ xem — không thấy lương/bảo hiểm/tài liệu	Khái niệm cốt lõi
Developer	Mở rộng, tuỳ biến, tích hợp Contacts	Tài liệu kỹ thuật

Vòng đời một person

Từ lúc một ứng viên xuất hiện tới lúc trở thành cựu nhân viên:

1. Person luôn gắn với một contact. Tạo talent/employee mới từ HR sẽ tự tìm-hoặc-tạo một contact theo email (find-or-create); hoặc bắt đầu ngược lại — mở một contact có sẵn trong module Contacts, vào tab HR trên trang chi tiết, bấm “Thêm làm Talent” / “Thêm làm Employee” để tạo person gắn với đúng contact đó.

2. talent — ứng viên vừa vào hệ thống, có desired_position, source (kênh tuyển dụng).

3. interviewing → offer — đi qua các vòng phỏng vấn (hr_interviews), nếu đạt thì tạo offer (lương, hạn chấp nhận).

4. probation — offer được chấp nhận, person chuyển thành nhân viên thử việc, có employee_id, hợp đồng thử việc, phòng ban, chức danh.

5. active — qua thời gian thử việc, nhân viên chính thức. Từ đây hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, lương, bảo hiểm, nghỉ phép, tài sản, tài liệu.

6. resigned — nghỉ việc, đi qua quy trình offboarding (thu hồi tài sản, thanh toán ngày phép, ghi nhận lý do nghỉ). Contact vẫn còn nguyên — chỉ trạng thái HR đổi.

Mỗi lần đổi stage đều được ghi lại trong hr_stage_transitions (audit trail: from → to, lý do, người thực hiện).

Các mảng nghiệp vụ

Employees

Hồ sơ nhân viên đầy đủ: hợp đồng, lương/phụ cấp, bảo hiểm, nghỉ phép, tài sản, tài liệu, provisioning tài khoản, offboarding.

Departments

Cây phòng ban (parent_department_id), mỗi phòng có một trưởng phòng (head_person_id) — dùng để phân quyền duyệt nghỉ phép theo phòng ban.

Leave

Loại nghỉ phép, số dư phép theo năm, yêu cầu nghỉ phép và luồng duyệt.

Talents / Recruitment

Pipeline tuyển dụng: talent → interview → offer, tách biệt hoàn toàn khỏi hồ sơ nhân viên cho tới khi được tuyển.

Settings

Chính sách (leave base, tenure bonus, eligibility), ngày lễ công ty, loại tài liệu, provider tích hợp (Authentik, webhook).

Ghi chú

“Person” trong HR không phải là danh tính riêng — nó là một satellite của contact trong module Contacts. Xem chi tiết cơ chế này ở Tích hợp với Contacts.

Bước tiếp theo

• Muốn hiểu thuật ngữ (stage, application, contract, leave balance…)? → Khái niệm cốt lõi
• Chưa cài đặt gì? → Thiết lập hệ thống
• Đã có employee, muốn xem hồ sơ? → Quản lý nhân viên
• Đang tuyển người? → Tuyển dụng